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학교에 접수되는 공문은 시도교육청과 각 지역교육지원청은 물론 광역단체, 기초단체 등 수도 없이 많다.
이런 공문들이 하루 종일 시간에 관계없이 쏟아져 들어오기 때문에 학교의 담당자는 하루 종일 공문을 확인 하고 접수해야 한다.
이로 인해 다른 업무를 제대로 하기 어렵다. 공문을 부서별로 분류하는 교감도 하루 종일 접수 공문이 있는지 확인해야 하기 때문에
다른 업무를 수행하는데 어려움이 있다.
또한 최종 공문을 받는 부서장도 수시로 공문을 확인해야 하기 때문에 어려움이 많다. 긴급한 공문일 경우는 접수가 늦어지면 업무 처리에 어려움을 겪을 수도 있기 때문에 수시로 공문을 들여다 봐야 한다. 접수 담당-교감-각부서 부장 등 아무때나 도착하는 공문으로 인해 어려움을 겪고 있다. 물론 접수자가 시간을 정해 놓고 접수할 수 있지만 이 경우 같은 공문이 접수자에 따라 접수 시점이 학교마다 다르게 되어 혼란이 가중될 수 있다.

학교에 내려오는 공문을 시간을 정해 놓고 발송하는 시스템 도입이 필요하다. 가령 오전 10시, 오후 3시 이런 식으로 하루에 두번만 발송기관에서 시간을 정해 놓고 발송한다면 업무 처리의 효율성이 훨씬 더 높아질 수 있다. 현재의 시스템은 결재가 끝나면 자동 발송 기능을 대부분 기관에서 활용하기 때문에 시간에 구애 받지 않고 결재 후 바로 발송이 되어 수신 기관으로 전달된다.
이것을 각 기관마다 하루 두 번 발송하는 시스템을 도입하자는 것이다. 초기에는 발송 담당자가 하루에 두 번 발송하도록 하고 시스템이 완비 되면 자동으로 2회만 발송되도록 하면 업무의 효율성 증대 및 예측 가능한 공문 접수로 학교 에서의 업무 효율도 높아질 것이다.

공문 도착 시간을 에측할 수 있으니 학생 NEIS시스템을 열어 놓고 대기하는 비효율성이 감소할 수 있다. 또한 매일 정해진 시간에 확인을 할수 있으므로 중요한 공문을 간과하는 등의 문제점도 해소할 수 있다. 시스템을 조금 변화 시키면 쉽게 해결할 수 있는 문제가 아닌가 싶다.